6 Juni 2024 – TIm arsip Universitas Sanata Dharma (USD) menyelenggarakan kegiatan pelatihan penyusutan arsip bagi para kaprodi, wakaprodi, dan tenaga kependidikan di lingkungan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan yang dimulai pada pukul 11.00 s.d 14.00 WIB. Kegiatan yang dilakukan di ruang K-34, Kampus I, Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta, dihadiri oleh Wakil Dekan I, Wakil Dekan II, Kepala Tata Usaha FKIP, para kaprodi, para wakaprodi, dan para tenaga kependidikan yang bertugas di sekretariat, dan student staff Jurusan Pendidikan Bahasa, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sanata Dharma.

    Acara ini menghadirkan Fr. Rahayuningsih, S.Sos., MA., dan M.M. Hastutiningrum, S.Pd., selaku tim arsip USD sebagai narasumber. Dalam sambutannya, Wakil Dekan II FKIP USD menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik untuk menjaga informasi dan sejarah fakultas.

    Narasumber memaparkan materi tentang penyusutan arsip, yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip yang sudah habis masa simpannya dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit kearsipan program studi atau fakultas ke unit pengarsipan USD atau pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Tujuan pengelolaan arsip USD, yang pertama adalah menstandarkan pengelolaan arsip, yang kedua adalah mengumpulkan arsip, yang ketiga adalah mengelola arsip unit menggunakan kaidah yang benar, yang keempat adalah menemukan kembali arsip USD dengan mudah. Untuk melindungi arsip yang disimpan, perpustakaan memiliki akses keamanan untuk menjaga arsip-arsip penting sesuai pedoman perpustakaan.

    Menurut Fr. Rahayuningsih, setiap prodi di FKIP USD pasti menghasilkan arsip, tidak hanya surat keluar atau surat masuk, tetapi juga jadwal kuliah, jadwal kurikulum, bahan ajar, daftar hadir, dan lain-lain. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen penting.

    Lebih lanjut, narasumber menjelaskan bahwa arsip harus diurai terlebih dahulu sesuai kriteria atau persyaratannya sehingga dokumen yang penting dapat disimpan, dan yang sudah tidak penting bisa dimusnahkan. Pemusnahan arsip harus dilakukan oleh lembaga yang khusus memusnahkan arsip disertai berita acara yang dijadikan dokumen permanen dan disaksikan langsung prosesnya oleh perpustakaan.

    “Satu hal lagi bapak ibu, beberapa waktu yang lalu saya diberi tahu Bu Agnes harta yang sangat berharga dari FKIP. Waktu itu, dokumen ini sudah benar-benar patah, ini piagam penghargaan untuk IKIP Sanata Dharma Yogyakarta dari LLDIKTI pada tahun 1972 dan dokumen ini sudah kami perbaiki,” Ungkap narasumber.

    Pelatihan pengarsipan ini, mengharapkan supaya Dekanat FKIP dan prodi-prodi FKIP menjadi cikal bakal dalam melakukan penyusutan arsip sesuai dengan pedoman yang sudah dibuat oleh tim arsip USD dan diserahkan ke tim arsip USD untuk disimpan.