Informasi

Panduan Pembaruan Biodata Mahasiswa Baru USD

Biro Administrasi Akademik (BAA) • Universitas Sanata Dharma

Panduan Lengkap Pengisian Data Feeder PDDikti di SIA Mahasiswa

Demi kelancaran pelaporan akademik ke PDDikti Kemdiktisaintek serta kebenaran penulisan Ijazah dan Transkrip Nilai, seluruh mahasiswa wajib memeriksa dan melengkapi formulir Pengeditan Data Mahasiswa di Portal SIA Mahasiswa USD. Pembaruan data ini wajib diselesaikan paling lambat 3 minggu setelah hari pertama kuliah di semester masuk.

⚠️ PERHATIAN PENTING SEBELUM MENGISI:

"Kesempatan Edit data Feeder hanya 1x, gunakan sebaik-baiknya, sebelumnya siapkan dulu data pendukung untuk isian yang benar!"
Pastikan Anda telah menyiapkan dokumen asli Kartu Keluarga (KK) terbaru, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, dan Ijazah SMA/SMK/MA/Sederajat di hadapan Anda sebelum menekan tombol SIMPAN.

1. Cara Mengakses Formulir di SIA Mahasiswa

  1. Login ke laman SIA Mahasiswa USD menggunakan NIM dan password Anda.
  2. Pilih menu Akademik pada bilah navigasi atas.
  3. Klik submenu Pengeditan Data Mahasiswa untuk Feeder DIKTI.
  4. Lengkapi setiap baris sesuai panduan di bawah ini, periksa kembali dengan teliti, lalu klik tombol SIMPAN di bagian paling bawah.

2. Keterangan Warna & Status Kolom di SIA

  • *Harus Diisi : Kolom wajib diisi oleh mahasiswa dan tidak boleh dibiarkan kosong.
  • Terkunci (Abu-abu) : Data pokok yang dikunci oleh sistem. Jika terdapat kesalahan ejaan/angka, ajukan perbaikan melalui Formulir Perubahan Data BAA.
  • Opsional : Diisi hanya apabila Anda memiliki data tersebut (misal: NPWP, Kebutuhan Khusus, Wali, atau Prestasi SMA).

Bagian A: Identitas Diri Mahasiswa

Acuan dokumen: Akta Kelahiran, KTP, Kartu Keluarga (KK), dan Ijazah SMA/SMK/MA/Sederajat.

No Nama Baris di SIA Status Kolom Panduan Pengisian & Acuan Dokumen
1 NIM Otomatis / Terkunci Menampilkan Nomor Induk Mahasiswa Anda secara otomatis dari sistem SIA.
2 Nama Mahasiswa Otomatis / Terkunci Menampilkan nama lengkap mahasiswa. Pastikan ejaan huruf dan tanda baca telah sesuai dengan Akta Kelahiran, KTP, KK, dan Ijazah terakhir. Jika terdapat ketidaksesuaian, ajukan perbaikan melalui Formulir Perubahan Data di SIA dan PDDIKTI.
3 Jenis Kelamin Terkunci (Radio) Menampilkan jenis kelamin (Laki-Laki atau Perempuan). Pastikan sudah sesuai dengan KTP dan Akta Kelahiran.
4 NISN *Harus Diisi Ketikkan 10 digit angka Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) sesuai yang tertera pada Ijazah SMA/SMK/MA tanpa spasi atau tanda baca (contoh: 0092512589). Apabila lupa atau ingin memastikan kevalidan NISN, silakan cek terlebih dahulu di laman resmi Pencarian NISN Kemendikdasmen.
5 NIK / No. KTP Terkunci (Abu-abu) Menampilkan 16 digit angka Nomor Induk Kependudukan (NIK) mahasiswa sesuai KTP dan Kartu Keluarga (contoh: 3404116907070012). Jika NIK pada layar belum sesuai dengan KK/KTP terbaru, ajukan perubahan ke BAA.
6 NPWP Opsional Ketikkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atas nama mahasiswa sendiri jika sudah memiliki. Kosongkan apabila belum memiliki NPWP.
7 Tempat Lahir Terkunci (Abu-abu) Menampilkan Kabupaten/Kota tempat lahir sesuai dokumen resmi. Apabila tempat lahir Anda belum terdaftar pada pilihan sistem, klik tautan Tidak ada di daftar di sebelah kanan kolom.
8 Tanggal Lahir Terkunci (Abu-abu) Menampilkan tanggal lahir dengan format dd-mm-yyyy (tanggal-bulan-tahun, contoh: 19-07-2007). Pastikan sudah sesuai dengan Akta Kelahiran dan Ijazah.
9 Kewarganegaraan *Harus Diisi Pilih status kewarganegaraan Anda pada menu dropdown (pilih Indonesia bagi Warga Negara Indonesia, atau pilih negara asal bagi mahasiswa WNA).
10 Agama *Harus Diisi Pilih agama atau kepercayaan sesuai yang tercantum pada KTP/Kartu Keluarga melalui menu dropdown (contoh: Katolik, Kristen, Islam, Hindu, Buddha, Konghucu).
11 ID Kebutuhan Khusus Opsional (Checkbox) Kosongkan seluruh kotak centang apabila Anda tidak memiliki kebutuhan khusus. Centang salah satu atau beberapa opsi (A - Tuna netra s.d. Q - Autis) hanya jika mahasiswa memiliki kondisi kebutuhan khusus yang sesuai.
12 Dokumen Kebutuhan Khusus Opsional (Ambil File) Klik tombol Ambil File untuk mengunggah dokumen/surat keterangan pendukung medis hanya apabila Anda mencentang salah satu opsi pada baris ID Kebutuhan Khusus. Biarkan kosong jika tidak ada.

Bagian B: Alamat Sesuai KTP, Domisili, Kontak, & KPS

Acuan dokumen: Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK) terbaru.

No Nama Baris di SIA Status Kolom Panduan Pengisian & Acuan Dokumen
13 Alamat Sesuai KTP Termasuk RT/RW, Kel/Desa, Kecamatan *Harus Diisi & Lengkap Ketikkan alamat lengkap sesuai KTP/KK secara utuh meliputi nama jalan/dusun, nomor rumah, RT/RW, desa/kelurahan, kecamatan, kabupaten/kota, dan provinsi (contoh: Dusun Pringwulung RT 08 RW 27, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta).
14 Propinsi *Harus Diisi Pilih provinsi alamat asal sesuai KTP/KK melalui daftar dropdown (contoh: Prov. D.I. Yogyakarta).
15 Kabupaten *Harus Diisi Pilih kabupaten atau kota sesuai KTP/KK melalui daftar dropdown (contoh: Kab. Sleman).
16 Wilayah/Kecamatan *Harus Diisi Pilih kecamatan sesuai KTP/KK melalui daftar dropdown (contoh: Kec. Depok).
17 Nama Desa/Kelurahan *Harus Diisi Ketikkan nama desa atau kelurahan sesuai KTP/KK (contoh: Condongcatur).
18 Nama Dusun *Harus Diisi Ketikkan nama dusun atau kampung sesuai KTP/KK (contoh: Pringwulung). Apabila alamat KTP berada di wilayah perkotaan yang tidak mencantumkan nama dusun, isikan nama lingkungan/kompleks atau tanda strip (-).
19 RW *Harus Diisi Ketikkan nomor Rukun Warga (RW) dengan angka sesuai KTP/KK (contoh: 27). Jika tidak terdapat RW pada KTP, ketik 0.
20 RT *Harus Diisi Ketikkan nomor Rukun Tetangga (RT) dengan angka sesuai KTP/KK (contoh: 8 atau 08). Jika tidak terdapat RT pada KTP, ketik 0.
21 Nama Jalan *Harus Diisi Ketikkan nama jalan sesuai KTP/KK. Apabila pada KTP tidak tercantum nama jalan khusus, samakan isiannya dengan nama dusun atau kampung (contoh: Pringwulung).
22 Kode Pos *Harus Diisi Ketikkan 5 digit angka kode pos desa/kelurahan sesuai KTP/KK (contoh: 55581).
23 Jenis Tinggal Pilihan Dropdown Pilih tempat tinggal Anda selama berkuliah (contoh: Bersama orang tua, Wali, Kost, Asrama, atau Lainnya).
24 No.Telp.Rumah *Harus Diisi Ketikkan nomor telepon rumah berupa angka tanpa spasi atau tanda hubung. Jika tidak memiliki telepon rumah kabel, isikan nomor telepon/HP orang tua atau nomor HP aktif mahasiswa (contoh: 08222881188).
25 No.Telp.Seluler (HP) *Harus Diisi Ketikkan nomor HP/WhatsApp aktif milik mahasiswa berupa angka tanpa spasi atau tanda hubung (contoh: 081228877668).
26 Email *Harus Diisi Ketikkan alamat email pribadi mahasiswa yang aktif dan rutin dibuka (contoh: baausd2027@gmail.com).
27 Terima KPS *Harus Diisi Pilih tombol radio Ya apabila keluarga terdaftar sebagai penerima Kartu Perlindungan Sosial (KPS) / Program Keluarga Harapan (PKH), atau pilih Tidak jika bukan penerima.
28 Nomor KPS Kondisional Ketikkan nomor KPS hanya jika Anda memilih Ya pada baris Terima KPS. Kosongkan apabila Anda memilih Tidak.

Bagian C: Data Ayah Kandung

Acuan dokumen: Kartu Keluarga (KK) terbaru, Akta Kelahiran Mahasiswa, dan KTP Ayah.

No Nama Baris di SIA Status Kolom Panduan Pengisian & Acuan Dokumen
29 NIK / No. KTP Ayah *Harus Diisi Ketikkan 16 digit angka Nomor Induk Kependudukan (NIK) Ayah sesuai Kartu Keluarga (KK) atau KTP Ayah tanpa spasi (contoh: 3404130402640013).
30 Gelar Depan Ayah Opsional Ketikkan gelar akademik/keagamaan di depan nama Ayah jika ada (contoh: Dr., Ir., Drs.). Kosongkan jika tidak ada.
31 Nama Ayah Sesuai KK / Akta Ketikkan nama lengkap Ayah kandung sesuai Kartu Keluarga (KK) dan Akta Kelahiran tanpa mencantumkan gelar (contoh: Driyarkara).
32 Gelar Belakang Ayah Opsional Ketikkan gelar di belakang nama Ayah jika ada (contoh: S.Pd., S.E., M.M.). Kosongkan jika tidak ada.
33 Tgl Lahir Ayah Sesuai KK Isikan tanggal lahir Ayah sesuai KK dengan format dd-mm-yyyy (tanggal-bulan-tahun, contoh: 04-02-1964) atau pilih melalui ikon kalender.
34 Jenjang Pendidikan Ayah Pilihan Dropdown Pilih jenjang pendidikan formal terakhir Ayah sesuai Kartu Keluarga (contoh: SLTA, D3, S1, S2, dll.).
35 Pekerjaan Ayah Pilihan Dropdown Pilih jenis pekerjaan Ayah saat ini pada daftar (contoh: Pegawai Swasta, PNS, Wiraswasta, Pensiunan Pegawai Swasta, atau Sudah Meninggal).
36 Penghasilan Ayah Pilihan Dropdown Pilih rentang rata-rata penghasilan bulanan Ayah melalui menu dropdown.
37 Kebutuhan Khusus Ayah Opsional (Checkbox) Kosongkan seluruh kotak centang apabila Ayah tidak memiliki kebutuhan khusus.

Bagian D: Data Ibu Kandung

Acuan dokumen: Kartu Keluarga (KK) terbaru, Akta Kelahiran Mahasiswa, dan KTP Ibu.

No Nama Baris di SIA Status Kolom Panduan Pengisian & Acuan Dokumen
38 NIK / No. KTP Ibu Terkunci (Abu-abu) Menampilkan 16 digit angka NIK Ibu sesuai Kartu Keluarga (KK) atau KTP Ibu (contoh: 3404227110730011). Pastikan sudah sesuai dengan KK terbaru.
39 Gelar Depan Ibu Terkunci (Abu-abu) Menampilkan gelar depan Ibu (jika ada).
40 Nama Ibu Kandung Terkunci (Abu-abu) Menampilkan nama lengkap Ibu Kandung tanpa gelar sesuai Akta Kelahiran dan KK. Nama Ibu Kandung adalah kunci validasi utama di PDDikti; jika terdapat kesalahan ejaan sedikit pun, wajib diajukan melalui Formulir Perubahan Data di SIA dan PDDIKTI.
41 Gelar Belakang Ibu Terkunci (Abu-abu) Menampilkan gelar belakang Ibu (jika ada).
42 Tgl Lahir Ibu Sesuai KK Isikan tanggal lahir Ibu sesuai KK dengan format dd-mm-yyyy (tanggal-bulan-tahun, contoh: 31-10-1973) atau pilih melalui ikon kalender.
43 Jenjang Pendidikan Ibu Pilihan Dropdown Pilih jenjang pendidikan formal terakhir Ibu sesuai Kartu Keluarga (contoh: SLTA, D3, S1, dll.).
44 Pekerjaan Ibu Pilihan Dropdown Pilih jenis pekerjaan Ibu saat ini pada daftar (contoh: Pegawai Swasta, bukan guru / dosen, PNS, Wiraswasta, Tidak Bekerja, dll.).
45 Penghasilan Ibu Pilihan Dropdown Pilih rentang penghasilan rata-rata bulanan Ibu pada daftar (contoh: > Rp. 3.000.000-Rp. 4.000.000).
46 Kebutuhan Khusus Ibu Opsional (Checkbox) Kosongkan seluruh kotak centang apabila Ibu tidak memiliki kebutuhan khusus.

Bagian E: Data Wali (Opsional / Hanya Jika Memiliki Wali)

Bagian ini dikosongkan seluruhnya apabila mahasiswa masih berada di bawah tanggungan orang tua kandung.

No Nama Baris di SIA Status Kolom Panduan Pengisian & Acuan Dokumen
47 Gelar Depan Wali Opsional Ketikkan gelar depan Wali apabila Anda tinggal bersama atau dibiayai oleh Wali (selain orang tua kandung). Kosongkan jika tidak ada.
48 Nama Wali Opsional Ketikkan nama lengkap Wali tanpa gelar sesuai KTP/KK Wali. Kosongkan jika tidak memiliki Wali.
49 Gelar Belakang Wali Opsional Ketikkan gelar belakang Wali jika ada. Kosongkan jika tidak ada.
50 Tgl Lahir Wali Opsional Isikan tanggal lahir Wali dengan format dd-mm-yyyy (tanggal-bulan-tahun) jika mengisi data Wali.
51 Jenjang Pendidikan Wali Opsional (Dropdown) Pilih jenjang pendidikan formal terakhir Wali jika mengisi data Wali.
52 Pekerjaan Wali Opsional (Dropdown) Pilih jenis pekerjaan utama Wali saat ini jika mengisi data Wali.
53 Penghasilan Wali Opsional (Dropdown) Pilih rentang penghasilan bulanan Wali jika mengisi data Wali.

Bagian F: Prestasi Selama di SMA/SMU/Sederajat & Penyimpanan Data

Tambahkan riwayat prestasi semasa sekolah menengah (jika ada) dan simpan permanen data Feeder Anda.

No Nama Baris / Elemen Status Kolom Panduan Pengisian & Tindakan
54 Prestasi Selama di SMA/SMU/Sederajat
(Kategori, Scope, Nama Prestasi, & Tombol TAMBAH)		 Opsional Apabila Anda memiliki prestasi kejuaraan selama di SMA/SMK/MA:
1. Pilih bidang lomba pada menu Kategori (contoh: Olahraga, Seni, Sains).
2. Pilih tingkat kejuaraan pada menu Scope (contoh: Kabupaten, Provinsi, Nasional, Internasional).
3. Ketikkan nama kejuaraan dan peringkat yang diraih pada kotak teks di sebelah kanan.
4. Klik tombol TAMBAH untuk memasukkan ke dalam tabel daftar prestasi. Lewati bagian ini jika tidak ada.
55 Tombol SIMPAN Wajib Diklik Periksa kembali seluruh isian dari baris pertama hingga terakhir. Setelah Anda yakin seluruh data telah benar dan sesuai dokumen resmi, klik tombol SIMPAN di pojok kanan bawah untuk menyimpan permanen data Feeder Anda.

Bagaimana Jika Ada Data Pokok (Terkunci / Abu-abu) yang Belum Sesuai?

Sesuai catatan pada bagian bawah formulir SIA ("Jika ada data yang belum sesuai, silakan menghubungi Biro Administrasi Akademik (BAA)"), apabila terdapat kesalahan pada data pokok yang dikunci oleh sistem (seperti Nama Mahasiswa, Tempat/Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, NIK Mahasiswa/Ibu, atau Nama Ibu Kandung), silakan ikuti prosedur resmi Layanan Online Perubahan Data di SIA dan PDDIKTI berikut:

  1. Mengisi permohonan secara daring melalui laman Formulir Perubahan Data di SIA dan PDDIKTI.
  2. Melampirkan hasil pindai (scan) dokumen asli yang benar dalam format .PDF (ukuran maksimum 500 KB per file), meliputi: Kartu Keluarga (KK), KTP, Akta Kelahiran, Ijazah SMA/SMK, dan Kartu Mahasiswa Aktif.
  3. Proses verifikasi dan pengajuan ke PDDikti memerlukan waktu maksimal 30 hari kerja. Apabila dalam 30 hari belum terdapat perubahan pada laman PDDikti, silakan melakukan konfirmasi melalui email ke pddikti@dosen.usd.ac.id dengan melampirkan tangkapan layar pengajuan formulir.
Kontak Layanan BAA Universitas Sanata Dharma:
📍Gedung Pusat Lt. Ground, Kampus II USD, Jl. Affandi, Mrican, Caturtunggal, Depok, Sleman, DIY 55281
📞Telp: (0274) 513301, 515352 ext. 1516 (Mrican) / ext. 2152 (Paingan)   
WhatsApp: 0856-4262-6879   
📩Email: baa@usd.ac.id

kembali