1. Perencanaan dan Pelaporan Kegiatan Kemahasiswaan
1.1 Prosedur Pengajuan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) Organisasi Kemahasiswaan
Pengurus Organisasi Mahasiswa mengonsultasikan RKA-nya ke Wakaprodi.
Pengurus Organisasi Mahasiswa mengisi RKA di Sistem Informasi Perencanaan Penganggaran (SI-PP) di keuangan.usd.ac.id/pp.
Setelah RKA di-review oleh Pimpinan Fakultas, Pengurus Organisasi Mahasiswa merevisi RKA berdasarkan catatan reviewer (jika ada).
1.2 Prosedur Pengajuan Proposal Kegiatan Kemahasiswaan
Panitia kegiatan kemahasiswaan mengonsultasikan rencana kegiatannya ke Wakaprodi.
Panitia melengkapi form proposal pengajuan bon sementara (BS) di Sistem Informasi Manajemen Keuangan (SI-MK) di keuangan.usd.ac.id/mk lalu melapor ke Wakaprodi.
Setelah proposal di-review oleh Wakil Dekan, Kepala Biro Keuangan, dan/atau Wakil Rektor II, panitia merevisi proposal berdasarkan catatan (jika ada).
Setelah proposal disetujui, panitia dapat mengurus pencairan dana.
1.3 Prosedur Pencairan Dana Kegiatan Kemahasiswaan
Panitia melengkapi dan mencetak form pencairan dana dari SI-MK.
Panitia meminta tanda tangan Wakaprodi.
Panitia mencairkan dana ke kasir dengan membawa KTM pengambil dana.
Panitia melapor dan meninggalkan KTM pengambil dana ke Sekretariat.
1.4 Prosedur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Kegiatan Kemahasiswaan
Panitia melengkapi form LPJ dan mengirimkan LPJ ke Biro Keuangan melalui SI-MK.
Apabila ada catatan perbaikan dari Biro Keuangan dan/atau Wakil Rektor II, panitia merevisi LPJ-nya.
Setelah LPJ disetujui, panitia mencetak form LPJ dan melengkapinya dengan bukti-bukti transaksi yang asli.
Panitia menyetorkan saldo (jika ada) dana ke kasir.
Panitia menyerahkan LPJ lengkap ke Bagian Pembukuan.
Panitia mengirimkan berkas proposal, LPJ, bukti beres administrasi keuangan dari Bagian Pembukuan, templat sertifikat ke sekretariat di sini untuk mengambil KTM pengambil dana dan mendapatkan sertifikat kegiatan.
2. Sarana dan Prasarana Kegiatan Kemahasiswaan
2.1 Prosedur Peminjaman Ruang dan/atau Alat Inventaris USD untuk Kegiatan Kemahasiswaan
Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman ruang dan/atau alat inventaris USD yang telah ditandatangani Wakaprodi ke Sekretariat paling lambat H-3 pelaksanaan kegiatan.
Setelah permohonan disetujui, mahasiswa akan dihubungi petugas sekretariat.
2.2 Prosedur Peminjaman Alat Inventaris Program Studi untuk Kegiatan Kemahasiswaan
Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman alat yang sudah ditandatangani Wakaprodi ke Sekretariat.
Mahasiswa mengisi form peminjaman yang disediakan Sekretariat.
Mahasiswa menerima pinjaman alat yang dimohon dengan terlebih dahulu meninggalkan KTM peminjam.
3. Prosedur Pengisian dan Verifikasi Poin Kemahasiswaan
Buka SIA Mahasiswa dan login menggunakan NIM serta kata sandi.
Akses fitur Kegiatan Kemahasiswaan à Poin Kemahasiswaan.
Pilih kategori, jenis, dan peran kegiatan sesuai dengan sertifikat yang dimiliki.
Isi detail kegiatan dan unggah bukti keikutsertaan.
Mahasiswa wajib menghubungi Dosen Pembimbing Akademik (DPA) untuk melakukan verifikasi berkas secara berkala. Data poin baru sah dihitung sebagai syarat lulus jika statusnya sudah diverifikasi oleh DPA.
