Dalam bukunya Duhigg (2012) yang berjudul The Power of Habit: Why We Do What We Do In Life & Business diceritakan seorang CEO perusahaan Aluminum Company of America (Alcoa) menyebarkan nomor telponnya supaya karyawannya dapat menyampaikan saran langsung kepadanya berkaitan dengan bagaimana pemeliharaan alat-alat kerja dilakukan. Hal ini dia lakukan karena angka kecelakaan kerja yang tinggi. Diantaranya saat ada pekerja yang meninggal karena melompati safety wall untuk bisa memperbaiki mesin yang rusak. Diluar dugaan ide CEO tersebut juga membuat banyak karyawan menyampaikan ide-ide mereka yang tidak terkait dengan pemeliharaan alat kerja. Salah satu ide yang berpengaruh ke perusahaan adalah ide yang disampaikan oleh pegawai level bawah yang membuat perusahaan dapat memproduksi lebih banyak barang dan membuat keuntungan perusahaan meningkat dua kali lipat.

Contoh kasus tersebut menunjukkan bagaimana suara karyawan atau sering disebut dalam literatur ilmiah sebagai employee voice menjadi sangat penting dan dapat membuat organisasi berkembang. Employee voice menjadi sangat penting karena berkaitan dengan ketersediaan informasi dalam organisasi. Informasi dapat bersumber dari mana saja, salah satunya bersumber dari lingkungan sosial (social sources of information). Lingkungan sosial diantaranya berasal dari networking, pimpinan, rekan kerja, bawahan dan forum-forum diskusi. Literatur dalam bidang psikologi sosial juga menyatakan bahwa orang lain disekitar individu merupakan sumber informasi yang sangat penting. Mengingat pentingnya ketersediaan informasi dalam pengembangan organsiasi maka employee voice harusnya menjadi perhatian khusus bagi organisasi. Yang menjadi pertanyaan mendasar adalah mengapa ada karyawan yang mau bersuara dan ada karyawan yang enggan untuk menyampaikan ide atau informasi yang dimiliki untuk kemajuan organisasi. Sebelum dapat menjawab pertanyaan mendasar tersebut baik kiranya kita memahami dulu apa itu employee voice.

Konsep employee voice sebagai bentuk komunikasi informal dalam organisasi sudah ada sejak tahun 1980an, yang lebih menekankan pada ungkapan ketidakpuasan dengan maksud mengubah situasi dan mengatasi permasalahan yang terjadi. Namun pada akhir tahun 1990-an, employee voice lebih merujuk pada pemberian masukan yang bertujuan untuk membangun dan pengembangan organisasi jadi bukan lagi berbentuk kritik atau protes atau ungkapan ketidakpuasan dan bukan semata untuk mengatasi masalah yang ada. Berkaitan dengan target voice, alur informasi atau target dari voice terbagi menjadi dua yaitu ke atasan (speaking up) ataupun ke rekan kerja (speaking out). Dalam prakteknya employee voice masuk dalam bagian dari employee engagement, karyawan yang engage adalah karyawan yang bersedia memberikan ide, informasi dan masukan untuk kemajuan organisasi.

Kembali pada pertanyaan mengapa ada karyawan yang bersedia mengutarakan ide, informasi atau masukannya ke organisasi dan ada yang memilih untuk menyimpan informasi dan ide yang dimiliki. Secara garis besar penyebab terjadinya employee voice atau tidak adalah dari individu, karakteristik organisasi, kualitas social exchange, dan kepemimpinan. Faktor individu yang memengaruhi akan muncul voice atau tidak diantaranya adalah keyakinan diri apakah ide yang dimiliki bisa berguna atau tidak, rasa aman bahwa kalau memberi masukan tidak akan mengganggu hubungan dengan atasan atau rasa aman tidak akan kena sanksi jika masukananya ternyata bertentangan dengan atasan (trust terhadap atasan).  Seberapa lama karyawan telah bekerja disuatu organisasi juga akan memengaruhi munculnya voice atau tidak, hal ini berkaitan dengan pemahaman terhadap atasan dan budaya organisasi, status karyawan apakah karyawan tetap atau kontrak dan posisi atau jabatan juga akan berpengaruh terhadap munculnya voice karena akan berhubungan dengan tanggung jawab, semakin tinggi jabatan akan lebih merasa bertanggung jawab memberi masukan ke organisasi.


                                                     Sumber gambar ilustrasi : job-like.com

Karakteristik organisasi yang bisa membuat karyawan bersedia voice atau tidak diantaranya adalah budaya keterbukaan dan saling memberi masukan. Nilai atau value organisasi terhadap masukan dari bawahan juga berperan penting dalam menciptakan budaya bersuara. Jika organisasi menganggap penting masukan atau informasi dari karyawan maka organisasi akan membuat sistem dan fasilitas dimana karyawan dapat dengan mudah memberikan masukan atau ide yang dimiliki. Selain itu besar kecilnya organisasi juga akan berpengaruh berkaitan dengan kedekatan antar anggota organisasi. Faktor yang tidak kalah penting yang berpengaruh terhadap munculnya voice karyawan adalah kualitas hubungan antara atasan dan bawahan, sikap pemimpin dan gaya kepemimpinan dari atasan.

Dari hasil wawancara ke beberapa praktisi SDM, follow up dari organisasi menjadi faktor penting untuk karyawan bersedia bersuara. Ada praktisi SDM yang menceritakan dulu karyawan di tempat kerjanya banyak yang bersedia bersuara tetapi karena tidak ada follow up atau karyawan merasa ide atau masukan mereka tidak ada tindak lanjutnya maka sekarang banyak karyawan yang tidak mau bersuara lagi. Yang dimaksud follow up disini tidak harus ide atau masukan karyawan ditindaklanjuti dengan diimplementasikan (seperti kasus di perusahaaan Alcoa diatas), tetapi bisa juga berupa memberi tanggapan atau feedback atas masukan atau ide yang telah karyawan sampaikan. Termasuk juga didalamnya adalah active listening, yaitu bagaimana perusahaan atau atasan memberi perhatian tanpa melakukan judgment atas masukan atau ide yang karyawan sampaikan kemudian atasan merefleksikan, mengklarifikasi dan menyimpulkan masukan atau ide yang diberikan oleh karyawan. Active listening ini akan menciptakan suasana atau iklim bahwa semua masukan berharga sehingga akan membuat karyawan merasa apapun masukan atau ide yang dimiliki akan berguna bagi organisasi. 

Perusahaan atau organisasi yang memiliki value bahwa suara karyawan itu penting untuk pengembangan organisasi akan membuat sistem dan fasilitas dimana karyawan dapat mengungkapkan ide yang dimiliki. ‘My vioce matters’ menjadi salah satu slogan suatu perusahaan manufaktur di Indonesia yang berbasis di USA, jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia kurang lebih yang dimaksud adalah suara saya memiliki arti (bagi perusahaan). Tidak hanya sebatas slogan perusahaan tersebut juga mengadakan survei seberapa besar karyawan mau terlibat memberikan masukannya ke perusahaan dan kemudian perusahaan menyediakan sarana untuk karyawan bisa menyampaikan ide dan masukannya ke organisasi. Sarana dan fasilitas ini bisa berupa memberikan semacam kuesioner, diskusi dalam kelompok kecil dalam departemen atau unit kerja, bisa melalui kotak saran atau mengisi di web organsasi dan menjamin anonimitas dari yang memberi masukan. Termasuk juga didalamnya dengan memberikan recognizing dan reward kepada karyawan yang bersedia menyampaikan ide atau masukannya.

Menyampaikan ide atau masukan bagi karyawan bisa menjadi suatu hal yang butuh keberanian yang besar terutama jika masukannya bertentangan dengan status quo. Misalnya karyawan memiliki ide cara kerja yang lebih efektif dari cara kerja yang sudah ada saat ini, hal ini bisa saja menyinggung atasan atau yang telah membuat kebijakan cara kerja yang ada saat ini. Jadi psychological safety menjadi hal penting untuk terjadinya employee voice. Pemimpin memiliki peran besar menciptakan psychological safety bagi karyawan untuk menyampaikan ide yang dimiliki. Kualitas hubungan timbal balik atasan dan bawahan (leader-member exchange) menjadi kunci terciptanya psychological safety. Pada kualitas LMX yang tinggi, bawahan akan mengidentifikasi diri lebih dekat dengan pimpinan dan menilai positif pemimpin  karena status “in-group” mereka. Status “in-group tersebut akan menciptakan hubungan yang saling percaya, saling suka dan hormat dan karyawan dengan suka cita akan bersedia menyampaikam ide yang dimiliki untuk kemajuan organisasi tanpa diminta dan tanpa rasa takut.