Artikel Populer
19/10/2020

Mengutarakan Bad News pada Karyawan

oleh: Alice Whita Savira, M.Psi.

    COVID-19 yang mulai muncul sejak Desember 2019 di Wuhan Cina, menjadi pandemi, dan masuk ke Indonesia mulai Februari 2020 berdampak secara signifikan pada berbagai sektor kehidupan. Salah satu dampak yang sangat kentara dalam sektor usaha adalah terjadi penurunan secara signifikan dalam jumlah konsumen yang membeli/menggunakan produk/jasa tertentu di berbagai sektor usaha. Hal ini terjadi, seiring dengan munculnya aturan protokol kesehatan dari WHO guna menjaga kesehatan individu dan masyarakat, dengan klaim dapat menekan laju pertumbuhan penyebaran COVID-19.
   
    Kondisi  pandemi  COVID-19  yang  belum  dapat  diprediksi  kapan  berakhirnya,  menuntut perusahaan untuk menyalakan survival mode yang termanifestasi dalam berbagai cara untuk mengupayakan perusahaan agar tetap dapat hidup. Hidup berarti mampu melakukan fungsinya untuk menjalankan siklus operasional mulai dari mengolah sumber daya hingga menghasilkan output produk/jasa tertentu.

    Adapun berbagai langkah yang dapat dilakukan perusahaan sebagai tindakan konkrit dari aktifnya survival mode tersebut, diantaranya adalah melakukan inovasi produk/jasa agar dapat menjadi pilihan konsumen di masa pandemi ini, melakukan adaptasi dalam proses kerja, melakukan efisiensi atas fixed cost yang merupakan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan-berapapun jumlah produk/jasa yang dihasilkan ataupun terjual (seperti gaji pokok karyawan), merumahkan karyawan, ataupun melakukan pemutusan hubungan kerja pada karyawan.

   Survival mode yang dilakukan perusahaan tersebut memiliki konsekuensi yang tidak mengenakkan bagi karyawan. Diantaranya, karyawan akan diminta untuk bekerja lebih giat, kreatif, dan cepat dari biasanya dalam rangka mengupayakan agar produk/jasa dapat diterima oleh konsumen, keluar dari zona nyaman cara kerja yang lama, gaji (take home pay) yang diterimakan lebih rendah karena efisiensi terhadap biaya pengeluaran perusahaan, dan karyawan dapat kehilangan pekerjaan yang memiliki implikasi bagi kehidupan pribadi dan keluarganya.
      Sumber foto : www.freepik.com 
    Dalam beberapa kali kesempatan berdialog dengan pengusaha maupun pemimpin perusahaan saat masa pandemi ini, saya menerima banyak pertanyaan mengarah pada satu hal yang sama yaitu mengenai bagaimana cara menyampaikan informasi yang memiliki konsekuensi tidak mengenakkan bagi karyawan tersebut. Menjadi penting untuk mempelajari hal ini, karena konsekuensi tersebut dapat menimbulkan berbagai emosi negatif seperti cemas, marah, kecewa, terluka, sedih, yang jika tidak diperhatikan dapat berdampak pada kesehatan mental karyawan.

    Mengolah dari apa yang disampaikan Guffey & Loewy (2018), berikut adalah beberapa tahapan mengenai bagaimana berkomunikasi di tempat kerja, khususnya untuk menyampaikan bad news atau informasi yang memiliki inti pesan yang menimbulkan dampak tidak mengenakkan bagi penerima informasi tersebut, dimana dalam konteks ini adalah para karyawan perusahaan.
1.  Buffer
  Tahap buffer bertujuan untuk mempersiapkan karyawan untuk mendengarkan bad news. Beberapa pesan perlu disampaikan oleh pengirim pesan, yang dalam konteks ini adalah pengusaha ataupun para pemimpin di perusahaan.
  1. Pengusaha/pemimpin  perusahaan  dapat  memulai dengan  menyampaikan  hal positif yang masih bisa terjadi di perusahaan ini pada masa pandemi ini, misalnya dengan mengatakan “syukur bahwa kita semua di perusahaan ini masih dianugerahi kesehatan oleh Tuhan”
  2. Lalu, pengusaha/pemimpin perusahaan dapat menyampaikan apresiasi terhadap komitmen dan kerja keras karyawan selama berada di perusahaan ini.
  3. Pengusaha/pemimpin   perusahaan   dapat   menyampaikan   pernyataan   yang relevan dan dapat disetujui oleh kedua belah pihak baik bagi pengusaha/pemimpin perusahaan ataupun para karyawan. Misalnya : “Baik saya maupun teman-teman menyadari bahwa pandemi covid ini berdampak signifikan bagi perusahaan kita, bahwa terjadi penurunan pada permintaan produk/jasa kita dari konsumen”.
  4. Berikutnya,   pengusaha/pemimpin   perusahaan   dapat   menyampaikan   fakta objektif untuk mengantar bad news yang akan disampaikan setelah ini. Misalnya bisa berupa data pendapatan dan pengeluaran perusahaan selama tahun 2020.
  5. Tunjukkan bahwa anda sebagai pengusaha/pemimpin perusahaan memahami apa yang menjadi hal penting bagi karyawan. Misalnya dengan mengatakan : “saya memahami bahwa kita semua yang bekerja di sini memiliki niat yang sangat baik dalam bekerja, ingin agar perusahaan ini maju, ingin mengembangkan diri secara optimal, ingin agar keluarga kita dapat hidup sejahtera,dst”.
2.   Meminta maaf
   Tahap selanjutnya adalah pengusaha/pemimpin perusahaan menyampaikan ungkapan permintaan maaf atas kesalahan ataupun keputusan yang tidak mengenakkan. Ungkapan permintaan maaf ini dapat membantu “melembutkan” hati yang “beku” sebagai manifestasi dari berbagai emosi negatif yang bergejolak akibat dari bad news yang akan disampaikan.

3.   Tunjukkan empati
     Selanjutnya, tunjukkan empati. Empati berarti mampu memahami dan masuk dalam perasaan karyawan. Misalnya dengan pernyataan “Anda berhak kecewa, sedih, ataupun marah, dalam keputusan ini, tapi yakinlah apabila ada keputusan yang lebih baik, keputusan ini tidak akan saya ambil”.

4.   Sampaikan bad news
     Lalu, sampaikan bad news secara jelas dan tidak ambigu / tidak tidak menstimulasi multi persepsi. Misalnya : “Mulai bulan depan gaji pokok kita akan dipotong sebanyak 25%, tidak ada tunjangan, dan tidak ada bonus” , “ada penyesuaian cara penjualan kita, dengan mengubahnya dengan online ataupun ‘jemput bola’ ke konsumen dimana cara memasarkan online dan memasarkan produk secara langsung perlu segera dipelajari”, “karyawan yang berada di divisi A,B,C akan dirumahkan sampai batas waktu yang belum dapat ditentukan”, dan lain sebagainya.

5.   Sampaikan alasan-alasannya
     Meskipun tidak bisa sama sekali mencegah kekecewaan sebagai dampak dari penyampaian
bad  news,  namun  memberikan  penjelasan  dengan  kalimat  positif  dan  tenang,  akan
meningkatkan penerimaan karyawan terhadap bad news tersebut. Dalam menyampaikan alasan, pengirim pesan perlu :
  1. Menyampaikan bahwa keputusan ini adalah keputusan yang terbaik bagi semua pihak. Misalnya : “memang saat ini kita diminta untuk menunjukkan usaha yang lebih besar dari biasanya namun di sisi lain hal ini tidak diikuti dengan peningkatan jumlah pendapatan. Hal ini dilakukan agar kita mampu bertahan selama mungkin dalam masa pandemi ini, sambil terus berharap pandemi ini akan segera berakhir”
  2. Menunjukkan  pada  karyawan  bahwa  pengusaha/pemimpin  perusahaan menyikapi masalah pandemi   ini secara serius, membuat pertimbangan secara cermat, dan membuat keputusan secara rasional dan adil. Misalnya : “mungkin beberapa dari kita, termasuk dalam karyawan yang dirumahkan ataupun diberhentikan dari pekerjaan kita saat ini, namun yang perlu diketahui adalah keputusan ini dilakukan secara objektif, yaitu berdasarkan pada posisi-posisi jabatan supporting yang tidak berkaitan langsung dengan operasional perusahaan”.
6.   Tutup dengan baik
      Setelah menyampaikan bad news secara sensitif, tutup dengan pernyataan yang menunjukkan adanya niat dan harapan baik. Misalnya dengan pernyataan “terimakasih atas hubungan baik yang telah terbangun selama kita bekerja di tempat ini. Saya harap kita dapat senantiasa menjaga hubungan baik ini. Semoga pandemi segera berakhir dan kita bisa bekerja secara nyaman seperti biasanya. Bagi teman-teman yang dengan terpaksa berhenti dari pekerjaan di tempat ini, saya bersedia untuk sharing mengenai kemungkinan-kemungkinan aktivitas yang bisa dilakukan selama pandemi ini. Semoga kita semua sehat, sukses, serta dalam lindungan Tuhan dimanapun kita berada”,

    Sebelum menyampaikan bad news, seorang pengusaha/pemimpin perusahaan perlu menyiapkan data pendukung keputusan secara lengkap, berlatih mengkomunikasikan bad news, dan mempertimbangkan waktu penyampaian bad news. Terkait dengan kapan menyampaikan bad news, disarankan tidak menyampaikan bad news pada saat karyawan dalam kondisi stress (distress) ataupun marah. Lebih disarankan untuk menyampaikan pada Jumat siang dimana pada waktu tersebut karyawan sudah bersiap-siap menyambut weekend (Guffey & Loewy, 2018).

  Kembali Arsip